1 Projenin Duyurusu                                       Temmuz - Ağustos

2 Online Mentor Eğitimi  (2-3 saat)              Eylül

3 Online Menti Eğitimi (2-3 saat)                  Eylül

4 Eşleşmelerin Yapılması ve Duyurusu        Eylül

5 Görüşmeler ( 9 ay, 9 görüşme)                 Ekim - Haziran

6 Kapanış Toplantısı                                       Haziran - Temmuz

Bu bölüm, Bilim Kızı Mentorluk Projesi kapsamında MENTİ olarak başvuran öğrencilerin projeye başvuru sürecini tanımlamaktadır.  Bilim Kızı Mentorluk desteği her akademik yılın başında hayata geçirilmektedir. Her yılın Temmuz-Ağustos aylarında duyurusu yapılan programa başvuranların seçim ve değerlendirmeleri ile eğitimleri Eylül ayında gerçekleştirilmektedir. Mentorluk hizmeti Ekim-Haziran ayları boyunca 9 ay sürmektedir.

 

Bilim Kızı Mentorluk Projesi, Proje Lideri tarafından “Bilim Kızı” web sitesi ve sosyal medya hesaplarından bu prosedüre uygun şekilde Temmuz-Ağustos ayı başında çağrıya çıkılması ile başlar. MENTİ başvuru koşulları aşağıdaki gibidir.

• Temel bilimler (fizik, matematik, kimya, biyoloji, astronomi bölümü) alanında lisans öğrencisi veya yaşam bilimleri (Molekular Biyoloji ve Genetik, Biyo-mühendislik, Tıp, İlaç, Dişçilik, Malzeme bilimleri, Nano teknoloji, Enerji ve çevre bilimleri, Bilişim teknolojileri, Uzay bilimi vb) alanında master and doktora öğrencisi olmak

• Üniversitelerin hazırlık sınıfı öğrencileri başvuramazlar.

• Başvurma yaşı 18-28 arasındadır.

• Aday, çağrı duyurusu sonrasında bilimkizi.org sitesinde verilen bağlantıdan elektronik başvuruyu tamamlamalıdır. Bu başvuru içerisinde; kişisel bilgilerini ve sosyal medya hesapları bildirilmeli, KVKK aydınlatma metnini okumalı ve KVKK onay metnine ONAY verilmeli ve başvuru ekleri (niyet mektubu,  MENTİ OLARAK Bilim Kızı Projesi mentörlük hizmeti alımı  şartlar kabulü, öğrenci belgesi ve son genel not durumunu gösteren transcript) eksiksiz olarak gönderilmelidir.

• Niyet MEKTUBU, niyet bildiren komposizyondur. Neden Bilim Kızı olmak istendiğine ilişkin niyeti, bu niyete uygun kişinin kendisini, başarılarını ve hedeflerini ifade edeceği metindir. Bu komposizyonda, başvuran kişinin başvurduğu programa tercih edilmesini sağlamak için,  neden uygun olduğu belirtilmelidir. Programda sunulan uzmanlıkların başvuran kişinin ilgi alanıyla ne derece örtüştüğünden bahsedilmelidir. Başvurulacak mentörlük hizmetiyle bağlantılı ve ilgili olmak şartıyla, kişi kendisi ile ilgili ilginç detaylardan da bahsetmelidir. Böylece neden seçilmeleri gerektiğini ve programa en uygun aday olduğu açıklanmış olur. Yazı, ilgili kişiye, kuruma, programa hitap cümlesiyle başlayıp, giriş, gelişme ile devam edip sonuç kısmıyla bağlanmalıdır. Ardından kapanış cümlesi ve imza ile bitirilmelidir.

• Hitap cümlesi yazma : Doğrudan temas kurabilmek adına en iyi yol ilgili kişiye hitap etmek olacaktır.

• Giriş : Bu bölümde ‘Neden bu komposizyonu yazıyorsunuz ve hangi akademik etkinlik içerisindesiniz?’ sorusuna kısaca cevap verilmelidir. Bu bölümde yazılanlar nedeni ile, kabul komitesi yüzlerce benzer yazı içerisinden, başvuran kişinin mektubunu seçebilmelidir. Bunun için özel bir mektup yazılmaya çalışılmalıdır. Uzun olmayan ama kısaca her şeyin net olarak aktarıldığından emin olunmalıdır.

• Gelişme : Gelişme kısmı genel olarak 2 veya 4 paragraftan oluşmaktadır. Katılmak istediğiniz program için uygun ve yeterli becerilere sahip olduğunuz konusunda kabul komitesini ikna etmelisiniz. Başvurulacak programla alakalı başarılar, katıldıkları okul programları ve ders dışı aktivitelerden bahsedilmelidir. Neden programın istendiği, programın yapısından ve programın gelecekte sunacağı fırsatlarından bahsetmek önemlidir.

• Sonuç : Komposizyonu bitirmeden önce telefon ve mail adresinden dönüş beklendiği nazikçe ifade edilmelidir.

• MENTİler programdan hizmet almak için başvuru esnasında da aşağıdaki şartları kabul ettiğini beyan etmelidir.

  • Ön değerlendirme sonucu sürece kabul edilenlere, bilim kadınlarından oluşan mentor hocalarla doğru eşleştirilmesi için psikoteknik kişilik analiz testi gönderilecektir. Bu testi tamamlayarak proje liderine iletmeleri beklenmektedir. Böylece, eşleştirmede kendi kişiliği ile en uyumlu, çıkar çatışması yaratmayacak en uygun disiplinden mentor hoca ile eşleşmesi sağlanacaktır. Kesinleşen başvuru esnasında bu testi tamamlamak.

  • Kabulun gerçekleştiği kendilerine e-posta ile bildirilen adaylar, MENTİ eğitimine katılmak zorundadır. Eğitime katılamayan adaylar MENTORLUK Hizmeti alamazlar.

  • Mentörlük süresince beyan ettiği iletişim (e-posta ve tel) bilgilerine iletilen bilgileri veya mesajları güncel olarak takip etmek.

  • Programın başında gerçekleşecek eşleştirme etkinliğine ve programda gerçekleştirilen diğer etkinliklere katılmak.

  • Mentorluk HİZMETİ başladığında mentoru ile iletişim sözlemesini imzalamak ve bu iletişim sözleşmesinde; özellikle belirtilen aşağıdaki konulara uymak.

    • 9 aylık süreç boyunca MENTORNİTY yazılımı aracılığı ile mentoru ile anlaştıkları toplantılara tarih ve saatlere uygun şekilde düzenli olarak katılmak.

    • 24 saat içerisinde görüşme iptal veya tarih veya saat değişikliği yapılamaz.

    • Örnek iletişim sözleşme örneği eklidir.

  • MENTORü ile görüşme sonunda üzerinde mutabık kalınan sonuçları (özdeğerlendirme, vizyon ve hedef belirleme, stratejik kariyer planı ve yıllık faaliyet planı) üreterek hazırlıklı olarak toplantılara katılmak.

  • İki ayda bir ONLİNE olarak gerçekleştirilen, bütün mentilerin katıldığı değerlendirme toplantılarına katılarak, hem grup içi hem de program iletişimine katılmak.

  • Mentilerin talepleri doğrultusunda oluşturulan ücretsiz eğitimlere katılmak.

  • Mentörlük süresince gerçekleştirilen dünyadan bilim insanlarının katılımı ile gerçekleşen ONLİNE bilimsel etkinlik toplantılarının en az 2 sine veya talepleri doğrultusunda planlanan ar-ge merkezi, üniversite gezilerinden en az birine katılmak.

Kapanış toplantısına katılmak.

Bu bölüm, Bilim Kızı Mentorluk Projesi kapsamında MENTOR olarak katılım başvurusu yapan bilim kadınlarının yeni dönem projeye başvuru sürecini tanımlamaktadır.

 

Bilim Kızı Mentorluk desteği her akademik yılın başında hayata geçirilmektedir. Bilim Kızı Mentorluk Projesi, Proje Lideri tarafından “Bilim Kızı” web sitesi ve sosyal medya hesaplarından bu prosedüre uygun şekilde her yılın Temmuz - Ağustos aylarında çağrıya çıkılması ile başlar. Aşağıdaki adımlara uygun olarak başvurular gerçekleştirilir.

 

Mentorluk hizmeti vermeye istekli bilim kadınlarından oluşan Bilim Kızı Projesi MENTOR adaylarının 9 ay boyunca (Ekim-Haziran dönemi süresince) sürecek ve projeden mentorluk hizmeti almak isteyen ve başvuruları değerlendirilerek seçilen MENTİLERİN akademik kariyer konularında kolaylaştırıcılık hizmetini kapsar. Bilim kadınlarından oluşan MENTOR hocalarımız, programımıza başvuran menti adayları içerisinden, program kontenjanına göre mümkün olduğu kadar 3-4 sınıf lisans öğrencilerine veya yüksek lisans veya doktora öğrencilerine mentorluk hizmeti sunacaklardır.

 

MENTORLUK Hizmeti bir akademik danışmanlık hizmeti değildir. Bilim Kızı projesine başvuran MENTİlerin bilimsel kariyer planlarını hazırlaması için gerekli olan deneyimler ve eğitimde sunulan konular çerçevesinde kolaylaştırıcılık hizmetidir. 10 yıllık bilimsel kariyer yolculuğunun vizyonu belirleyerek, bu yolculukta eğitim süreleri boyunca akademik başarıları, stajları, CV yazımları, staj veya yüksek lisans doktora veya doktora sonrası çalışmaları için gerekli olan başvuru süreçleri, tez konusu veya akademisyen seçimi aşamalarında deneyimleri ile yol göstererek, MENTİLERİN stratejik planlarını hazırlama hizmetidir.

 

Bir önceki dönem MENTORLUK Hizmeti sunmuş olan MENTOR hocalarımız, bir sonraki dönem yine programa devam etmek isterler ise, mevcut KVKK onayları ve bilgileri ile geçerli olacak şekilde Bilim Kızı Proje Lideri’ mesaj atmaları yeterlidir. MENTOR Havuzuna dahil edilirler ve MENTOR eğitimine katılma zorunluluğu olmamasına rağmen, diğer MENTOR hocaları tanımak ve var ise uygulama sürecinde Danışman hocanın bilgilendireceği yeni konuları öğrenmek için eğitimin giriş aşamasına katılırlar.

 

MENTOR hizmeti sunmak isteyen programa yeni başvuran bilim kadınlarının başvuru şekli ve koşulları aşağıdaki gibidir:

• Çağrı duyurusu sonrasında bilimkizi.org sitesinde verilen bağlantıdan elektronik başvuruyu tamamlayarak, kişisel bilgilerini girmeli, KVKK onay metnine ve MENTORLUK Hizmet Şartlarına ONAY vermelidir.

• Yürütme kurulu ve danışma kurulunun başvuruların tamamlanması sonrasında, değerlendirmeler tamamlanacaktır. Ön başvuruları sırasında beyan ettikleri iletişim bilgilerine, program kontenjan durumuna göre ilgili dönem hizmet sunumu için bilgilendirme veya bir sonraki dönem için envantere kaydının yapıldığı bilgisi iletilecektir.

• Mentorluk hizmet sunumu için ilgili dönemde bilgi iletilen mentor hocalarımız aşağıdaki şartları kabul etmelidir.

  • MENTOR eğitimine katılmak. Eğitime katılmayan adaylar MENTORLUK Hizmeti sunamaz. Daha önce bir başka kuruluştan eğitim almış olsa dahi, programımıza ilk defa katılacak ise 3 saatlik eğitime katılım zorunludur.

  • Ön değerlendirme sonucu sürece kabul edilenlerin, eşleştirmede kendi kişiliği ile en uyumlu, çıkar çatışması yaratmayacak en uygun disiplinden MENTİ ile eşleşmesini sağlayacak şekilde kendilerine gönderilen psikoteknik testi tamamlamak.

  • Eşleştirmelerde Mentör ve mentinin aynı şehirde veya aynı üniversitede olmamasına özellikle dikkat edilmektedir. Bu hassasiyet dikkatte alınarak, yapılacak eşleştirme etkinliğine katılmak. Bu eşleştirmede var ise mentor ve mentinin bir şekilde tanışması veya birbirleri ile ilgili bilgi sahibi olmaları nedeni ile eşleştirmenin iptal ve yeni bir eşleştirme taleplerini proje liderine iletmek.

  • Eşleştirmesi gerçekleştirilen mentisi ile ilk görüşmede detaylı bir şekilde iletişim kurallarını görüşmek ve Mentorluk HİZMETİ İLETİŞİM sözlemesini imzalamak.

  • 9 aylık süreç boyunca MENTORNİTY yazılımı aracılığı ile mentilerle anlaştıkları toplantılara düzenli olarak katılmak,

  • 2 ayda bir yapılan değerlendirme toplantılarına katılmak.

  • Kapanış toplantısına katılmak.

Bu bölümde, kabulü yapılan MENTİ ve MENTOR adaylarının seçim, eğitim, eşleştirme, 9 ay sürecek MENTORLUK süreci, bütün sürecin takip ve değerlendirilmesi ve kapanış süreci anlatılmaktadır.

 

1. Mentor ve Menti Seçim Süreci: Yukarıda belirtilen tanım kapsamında, Bilim Kızı projesine MENTOR veya MENTİ olarak ön başvuru formunu eksiksiz olarak doldurarak tamamlamış adaylar, Bilim Kızı Mentorluk Projesi Yürütme Kurulu tarafından değerlendirilirler. Programa katılamaya hak kazanan adayları seçerler. Bu seçimde kişilik testleri sonuçları, aynı şehirde veya aynı üniversitede olmamaları, etik konular ve çıkar çakışması olmayacak şekilde değerlendirme yapılır. Yürütme Kurulu gerekli görürse, seçim öncesi DANIŞMA KURULU’na aday ile mülakat yapmaları için başvurabilir. Proje Lideri seçim sonuçlarını adaylara e-posta ile eğitim tarih ve saatini bildirerek eğitime davet eder.

 

1. Mentor ve Menti Eğitim Süreci: Belirlenen mentor ve menti adaylarına yarım günlük, online mentorluk eğitimi Proje Danışman ve Eğitmen hocası tarafından verilir.

 

1. Mentor ve Menti Eşleştirme Süreci: Bilim Kızı Mentorluk Projesi Yürütme Kurulu tarafından değerlendirilerek uygun adaylar, bütün MENTOR ve MENTİLERİN katılımı ile bir toplantıda ilan edilerek eşleştirilir. Eşleştirme sonuçlarına ilişkin MENTOR veya MENTİlerden değişiklik talebi gelirse, önce YÜRÜTME KURULU görüşür ve gerekli durumlarda DANIŞMA KURULU’na danışılarak talep sonuçlandırılarak taraflara iletilir.

 

1. 9 ay sürecek MENTORLUK süreci: Eşleştirmesi gerçekleşen MENTOR ve MENTİler MENTORNİTY programı üzerinden görüşmelerini planlarlar. İlk 2 ay içerisinde 15 günde bir gerçekleşecek olan görüşmeler, sonraki aylarda ayda bir gerçekleşecek şekilde sürdürülür. İlk görüşmede, tarafların tanışması sonrası  MENTORLUK HİZMETİ İLETİŞİM SÖZLEŞMESİ, karşılıklı olarak incelendikten ve gerekli görülen düzenlemeler yapılarak, imzalanarak birbiriyle paylaşılır.

   • Mentorluk iletişim sözleşmesi iki tarafın da mutabık olduğu maddeler üzerine şekillenir. Sözleşmedeki maddeler karşılıklı onayla değiştirilebilir.

   • Mentor ve menti sözleşmeye uymakla yükümlüdür.

   • İlk görüşme maksimum 1.5 diğerleri 1 saat olan seanslar mentinin akademik kariyer planları konuları üzerine şekillenir.

   • Mentorluk görüşmeleri süresince, eğitimde tanımlandığı gibi, ÖZDEĞERLENDİRME, 10 yıllık VİZYON ve HEDEF, yıllık iş PLANI ve STRATEJİK PLAN hazırlama çalışmaları gerçekleştirilir. AKRAN Mentorluk görüşmeleri süresince, eğitimde tanımlandığı gibi, ÖZDEĞERLENDİRME, Bir yıllık HEDEF, yıllık iş PLANI hazırlama çalışmaları gerçekleştirilir.

 

1. Mentorluk süreci takip ve değerlendirme: Gerçekleştirilen online görüşmeler sonrasında mentorler MENTORNİTY programındaki toplantı tutanaklarını düzenli olarak doldurur. Toplantı tutanakları özet olarak sadece görüşmenin amacını ve gerçekleştirilen çalışmanın sonucu ve bir sonraki toplantının tarihini içerir.

 

Bilim KIZI MENTORLUK Danışmanı tarafından, 2 ayda bir MENTİler için ve ayrıca MENTORler ve AKRAN MENTORLERI için DEĞERLENDİRME Toplantısı düzenlenir. Bu toplantıda gelinen aşamada MENTİLER ve MENTORLER’den geri bildirimleri alınır, sorular cevaplanır, istek ve beklentiler alınır. Bütün bu değerlendirme toplantılarında ortaya çıkan sorunlar YÜRÜTME KURULU tarafından çözüme kavuşturulur. Gerekli durumlarda DANIŞMA KURULU’dan fikir alınır.

 

1. Sürecin Tamamlanması: Süreci başarı ile tamamlayan mentor ve mentiler ile kapanış toplantısı yapılarak dijital sertifikaları verilir. Arzu eden mentor ve mentiler, kendi aralarında anlaşmaları durumunda mentorluk, arkadaşlık, dostluk ilişkilerine gönüllü olarak devam etmeleri mümkündür.

 

Süreç tamamlandığında Danışman tarafından hazırlanan ölçme ve değerlendirme anketi bütün MENTOR ve MENTİLERE gönderilir ve projenin gelinen aşamasında performansı değerlendirilir. Sonuçlar bir sonraki dönemde uygulanacak program için geri bildirim olarak YÜRÜTME KURULU tarafından değerlendirmeye alınır.